Algemene Voorwaarden

Versie 14 september 2025

Artikel 1 Definities

1. Abonnement : het recht van Klant om gedurende de Abonnementsperiode gebruik te maken van de Diensten.
2. Abonnementsperiode : twaalf (12) opeenvolgende maanden, gerekend vanaf de Ingangsdatum.
3. AI ‑ functionaliteiten : de self‑service modules van het WBSO.ai‑platform waarvoor geen menselijke ondersteuning vanuit WBSO.ai vereist is.
4. Algemene Voorwaarden : deze algemene voorwaarden die van toepassing zijn op het Abonnement.
5. Diensten : het geheel van door WBSO.ai aan Klant geleverde prestaties, bestaande uit (i) toegang tot en gebruik van het Platform en de AI‑functionaliteiten; en (ii) waar nodig aanvullende ondersteuning door een medewerker van WBSO.ai (Human-in-the-loop).
6. Human‑in‑the‑loop : aanvullende ondersteuning door een medewerker van WBSO.ai voor validatie en kwaliteitsbewaking van (onderdelen van) de WBSO‑aanvraag en administratie.
7. Ingangsdatum : de datum waarop het Abonnement ingaat, zoals vermeld op de factuur, in de offerte of anderszins schriftelijk bevestigd door WBSO.ai
8. Klant : de rechtspersoon of onderneming die een Overeenkomst met WBSO.ai aangaat.
9. Overeenkomst : de overeenkomst tussen WBSO.ai en Klant waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn. De Overeenkomst bestaat uit de aanbieding, offerte of (online) aanmeldformulier voor het Abonnement en deze Algemene Voorwaarden.
10. Pilotfase : de ontwikkelfase waarin het Platform zich nog in alfa‑ of bètafase bevindt en waarin verstoringen of onvolledige functionaliteit kunnen optreden.
11. Platform : de online software‑omgeving van WBSO.ai waarop de Diensten beschikbaar worden gesteld, waaronder het WBSO.ai‑portal en de AI‑functionaliteiten.
12. WBSO. ai : WBSO.ai B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, statutair gevestigd en kantoorhoudende te (1222 LC) Hilversum aan Lieven de Keylaan 11, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 97162256.

Artikel 2 Toepasselijkheid

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en rechtshandelingen tussen WBSO.ai en Klant, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen.
2. Afwijkingen van en aanvullingen op deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.
3. De toepasselijkheid van algemene of bijzondere voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Artikel 3 Totstandkoming van de Overeenkomst

1. Alle aanbiedingen en offertes van WBSO.ai zijn vrijblijvend en geldig gedurende de in de aanbieding genoemde termijn, of, indien geen termijn is vermeld, gedurende dertig (30) dagen na dagtekening.
2. Een Overeenkomst komt tot stand op het moment dat een door WBSO.ai uitgebrachte aanbieding, offerte of (online) aanmeldformulier door Klant schriftelijk (waaronder ook elektronisch) wordt aanvaard, of indien WBSO.ai met de uitvoering van de Diensten is begonnen.
3. Mondelinge toezeggingen of afspraken binden WBSO.ai slechts nadat deze schriftelijk zijn bevestigd.

Artikel 4 Inhoud en uitvoering van de Diensten

1. WBSO.ai levert de Diensten door het Platform ter beschikking te stellen aan Klant en ondersteunt Klant bij het opstellen, indienen en beheren van WBSO‑aanvragen en de bijbehorende administratie, met gebruikmaking van AI‑functionaliteiten en, indien nodig, Human‑in‑the‑loop‑begeleiding. Hierbij verbindt WBSO.ai zich tot een inspanningsverplichting, niet tot het bereiken van een specifiek resultaat.
2. Klant erkent expliciet dat tijdens de Pilotfase tijdelijke onbeschikbaarheid, bugs of verminderde functionaliteit kunnen optreden.
3. WBSO.ai spant zich in om storingen zo spoedig mogelijk te verhelpen, maar geeft geen gegarandeerde serviceniveaus (ook niet als de Pilotfase is afgerond), tenzij uitdrukkelijk in de Overeenkomst overeengekomen.
4. Klant is uitsluitend verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van elke WBSO‑aanvraag en voor een correcte en volledige project‑ en urenadministratie conform de eisen van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), alsmede voor het tijdig indienen van de aanvraag bij de RVO. WBSO.ai verstrekt enkel (AI‑)ondersteuning en advies op basis van de door Klant aangeleverde gegevens en aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor onjuistheden of onvolledigheden in de aanvraag of administratie.
5. Extra ondersteuning buiten de in Artikel 4.1 opgenomen werkzaamheden wordt geleverd op basis van nacalculatie tegen het op dat moment geldende uurtarief.

Artikel 5 Vergoeding en betaling

1. Voor het Abonnement is Klant per Abonnementsperiode een vergoeding verschuldigd zoals vermeld op de factuur, in de offerte of anderszins schriftelijk tussen partijen overeengekomen, exclusief btw.
2. WBSO.ai factureert bij aanvang van elke Abonnementsperiode. Klant dient de factuur binnen veertien (14) dagen na factuurdatum te voldoen.
3. Bij niet-tijdige betaling en na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn van ten minste 14 dagen, is Klant de wettelijke handelsrente verschuldigd en komen alle redelijke (buiten)gerechtelijke incassokosten voor rekening van Klant conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten.
4. WBSO.ai is gerechtigd haar verplichtingen op te schorten indien Klant, na schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn van ten minste 14 dagen, niet aan zijn opeisbare betalingsverplichtingen voldoet.

Artikel 6 Duur, verlenging en beëindiging

1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van één Abonnementsperiode en wordt daarna telkens stilzwijgend verlengd met opeenvolgende Abonnementsperiodes van twaalf (12) maanden, tenzij een der partijen minimaal één (1) maand vóór het einde van de lopende Abonnementsperiode schriftelijk opzegt.
2. Elke partij kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk (gedeeltelijk) ontbinden of beëindigen indien: (a) de wederpartij wezenlijk tekortschiet en dit niet binnen dertig (30) dagen na ingebrekestelling herstelt. (b) aan de andere partij voorlopige of definitieve surséance van betaling wordt verleend; (c) het faillissement van de andere Partij is aangevraagd; en/of (d) beslag is gelegd op (een deel van) de goederen van de andere Partij.
3. Ontbinding of opzegging laat betalingsverplichtingen tot het einde van de lopende Abonnementsperiode onverlet, tenzij de ontbinding het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van WBSO.ai.
4. Restitutiegarantie ("Niet goed, geld terug"): Klant kan, totdat de betreffende WBSO‑aanvraag bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) is ingediend en goedgekeurd, schriftelijk om restitutie van de abonnementskosten verzoeken. Indien de RVO de aanvraag afwijst, dient Klant het restitutieverzoek binnen dertig (30) dagen na de datum van die afwijzing in te dienen; na het verstrijken van deze termijn vervalt het recht op restitutie. WBSO.ai betaalt het bedrag binnen dertig (30) dagen terug, waarna het Abonnement en het gebruiksrecht op de Diensten per gelijke datum eindigen. Onverminderd het voorgaande ziet de restitutiegarantie uitsluitend op de Abonnementskosten. Kosten voor Human-in-the-loop vallen buiten de restitutiegarantie en worden niet gerestitueerd, tenzij en voor zover de betreffende Human-in-the-loop Diensten aantoonbaar nog niet is aangevangen en daarvan door Klant geen gebruik is gemaakt.

Artikel 7 Gebruik van het Platform

1. Klant verschaft tijdig alle informatie en medewerking die redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering van de Diensten.

2. Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de door hem aan WBSO.ai verstrekte gegevens.

3. Klant zal het Platform niet gebruiken op een wijze die in strijd is met wet‑ of regelgeving, rechten van derden of deze Algemene Voorwaarden.

4. Klant dient het Platform te gebruiken in overeenstemming met een redelijke ‘ Fair Use Policy ’. Dit houdt in dat het aantal AI‑aanroepen, bestandsuploads en overige handelingen binnen het Platform proportioneel en in lijn met normaal intern gebruik moet blijven. Bij excessief verbruik of geautomatiseerd gebruik behoudt WBSO.ai zich het recht voor, na voorafgaande schriftelijke waarschuwing, redelijke limieten op te leggen of extra kosten in rekening te brengen.

5. Het is de Klant niet toegestaan om de inloggegevens van het Platform te delen met derden.

6. Het is verboden het Platform te gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met de toepasselijke wet- en regelgeving.

7. WBSO.ai is gerechtigd de toegang van Klant (tijdelijk) geheel of gedeeltelijk op te schorsen of te blokkeren indien WBSO.ai een vermoeden heeft van (i) schending van deze Algemene Voorwaarden, (ii) misbruik van het Platform, (iii) gebruik in strijd met wet‑ of regelgeving of rechten van derden, of (iv) excessief gebruik in strijd met de ‘ Fair Use Policy’. Opschorting kan per direct plaatsvinden zonder voorafgaande aankondiging indien dit naar het oordeel van WBSO.ai noodzakelijk is om schade te voorkomen of de integriteit en veiligheid van het Platform te waarborgen.

8. WBSO.ai zal Klant zo spoedig mogelijk informeren over een opschorting als bedoeld in lid 5 en, indien redelijkerwijs mogelijk, aangeven welke stappen nodig zijn om de toegang te herstellen. Opschorting laat het recht van WBSO.ai op vergoeding van schade onverlet.

Artikel 8 Intellectuele eigendom

1. Alle rechten van intellectuele eigendom op het Platform, de software, AI‑functionaliteiten en overige materialen berusten uitsluitend bij WBSO.ai of haar licentiegevers.
2. Klant ontvangt een niet‑exclusieve, niet‑overdraagbare en niet‑sublicentieerbare licentie om de Diensten intern te gebruiken gedurende de looptijd van de Overeenkomst.
3. Door Klant aangeleverde of tijdens het gebruik van de Diensten gegenereerde data en documenten blijven eigendom van Klant.
4. Het is de Klant niet toegestaan om de broncode, onderliggende ideeën, onderliggende technieken van de gebruikersinterface of algoritmes van het Platform op welke wijze dan ook, direct of indirect, te reverse-engineeren, te decompileren, te wijzigen, of afgeleide werken van de broncode, onderliggende ideeën, onderliggende gebruikersinterfacetechnieken of algoritmes van het Platform te maken, of iets van het voorgaande te openbaren. Alle informatie die door de Klant wordt verkregen, mag niet aan derden bekend worden gemaakt of worden gebruikt om software te creëren die in grote lijnen gelijk is aan de het Platform.

Artikel 9 Privacy; gegevensverwerking en

informatiebeveiliging

1. In het kader van de Diensten verwerkt WBSO.ai persoonsgegevens als verwerker namens Klant., conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacy‑ en cookiebeleid van WBSO.ai.
2. WBSO.ai kan voor de AI‑functionaliteiten publieke modellen en subverwerkers buiten de Europese Economische Ruimte (EER) inzetten (zoals bijvoorbeeld OpenAI). Voor gegevensverwerking buiten de EER worden passende waarborgen getroffen conform artikel 46 van de AVG, waaronder het gebruik van EU-modelcontractbepalingen, waar nodig..
3. Partijen verplichten zich de onder deze Overeenkomst uitgewisselde vertrouwelijke informatie strikt geheim te houden.
4. WBSO.ai conformeert zich aan de geldende regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging (zoals maar niet beperkt tot ISO 27001 Norm voor informatiebeveiliging dan wel een daarmee gelijkstaande internationale standaard) en draagt zorg dat de Diensten in overeenstemming daarmee worden geleverd.

Artikel 10 Aansprakelijkheid

1. De totale aansprakelijkheid van WBSO.ai wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst of uit welke hoofde dan ook, daaronder uitdrukkelijk begrepen iedere tekortkoming in de nakoming van een met Klant overeengekomen garantieverplichting en onrechtmatige daad, is per kalenderjaar beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat Klant in de betreffende Abonnementsperiode heeft betaald.
2. WBSO.ai is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste besparingen of gederfde winst.
3. De in dit artikel genoemde beperkingen gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of bewuste roekeloosheid van WBSO.ai.
4. De Klant is ten opzichte van WSBO.ai aansprakelijk en vrijwaart WBSO.ai van alle schade, kosten en claims van derden in dat kader, die het gevolg zijn van en/of gerelateerd zijn aan het handelen van de Klant bij het gebruik van de Diensten, waaronder, maar niet gelimiteerd tot: een onrechtmatige opslag of uitwisseling van data of van een onrechtmatige daad.

Artikel 11 Overmacht

1. Geen van beide partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht.
2. Onder overmacht wordt onder meer verstaan, naast wat daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen: storingen in internet‑ of telecominfrastructuur, pandemieën, epidemieën, overheidsmaatregelen, stroomstoringen, stakingen, niet‑levering door derden en overige situaties buiten de redelijke controle van een partij.
3. De verplichtingen van partijen worden opgeschort gedurende de periode van overmacht. Indien een overmachtsituatie langer dan zestig (60) dagen duurt, heeft ieder der partijen het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden zonder gehoudenheid tot vergoeding van schade.

Artikel 12 Opschorting en ontbinding

1. WBSO.ai heeft het recht de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten of geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien Klant de verplichtingen uit de Overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt en Klant in gebreke blijft na daartoe schriftelijk in gebreke te zijn gesteld, waarbij een redelijke termijn voor nakoming wordt gesteld.
2. Opschorting of ontbinding laat het recht van WBSO.ai op vergoeding van schade onverlet.

Artikel 13 Overdracht van rechten en verplichtingen

1. Klant mag rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van WBSO.ai overdragen aan derden.
2. WBSO.ai is gerechtigd de Overeenkomst over te dragen aan een groeps‑ of rechtsopvolger die de Diensten voortzet.

Artikel 14 Wijzigingen Algemene Voorwaarden

1. WBSO.ai behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen of aan te vullen.
2. WBSO.ai maakt wijzigingen bekend door publicatie van de herziene versie op haar website (https://wbso.ai/algemene-voorwaarden) en, indien wettelijk vereist of naar eigen inzicht, via een afzonderlijke kennisgeving per e‑mail of in het Platform. Tenzij anders vermeld, treden wijzigingen dertig (30) dagen na genoemde publicatie of kennisgeving in werking.
3. Indien Klant de gewijzigde voorwaarden niet wenst te accepteren, kan hij de Overeenkomst opzeggen met ingang van de datum waarop de gewijzigde voorwaarden van kracht worden.

Artikel 15 Toepasselijk recht en geschillen

1. Op deze Algemene Voorwaarden en de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen tussen partijen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

Artikel 16 Slotbepalingen

1. Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen de nietige of onafdwingbare bepaling vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk het economische doel van de ongeldige bepaling benadert.
2. Deze Algemene Voorwaarden vormen samen met de Overeenkomst de volledige weergave van de rechten en verplichtingen van partijen en treden in de plaats van alle eerdere schriftelijke en mondelinge afspraken.